Tổng quan
Phòng Hành chính - Quản trị
|
- Địa chỉ |
: Tầng 1 nhà A1 – Trường Đại học Sân khấu và Điện ảnh Hà Nội |
|
|
Khu Văn hoá Nghệ thuật, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội |
|
- Điện thoại |
: 04.3764.3397 / 04.3764.3057 |
|
|
Chức năng
- Tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong công tác hành chính, tổng hợp, lễ tân, mua sắm, tu sửa và quản lý tài sản thiết bị văn phòng của nhà trường.
- Đảm nhận thông tin hai chiều giữa Ban giám hiệu với các đơn vị trong trường, giúp Hiệu trưởng chỉ đạo và điều hành công tác chung.
Nhiệm vụ
* Công tác văn thư, lưu trữ, máy tính, photocopy:
- Nhận, phân loại vào sổ lưu các công văn, thư, báo, tài liệu… từ các nơi gửi về, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các đơn vị chức năng để thực hiện và theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện. Lưu trữ bản gốc các loại công văn đi và đến của Nhà trường.
- Kiểm tra, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình, thư tín của đơn vị và cá nhân trong trường trước khi đóng dấu. Chịu trách nhiệm về thể thức của các văn bản và các quy định về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn trường.
- Chuyển công văn, tài liệu, thư tín… của lãnh đạo và công văn của các đơn vị do lãnh đạo ký gửi ra ngoài trường theo đúng quy định.
- Đặt mua, quản lý, tiếp nhận, sử dụng và phân phát đúng chế độ các loại tem thư, bưu phẩm, phong bì, báo chí đến các đơn vị trong trường.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ in sẵn tiêu đề, tổ chức công tác lưu trữ văn bản, tài liệu, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức trường đi công tác, xác nhận người ngoài đến công tác tại trường.
- Đóng dấu các văn bằng, chứng chỉ phục vụ đào tạo cho tất cả các hệ và các văn bản hành chính khác.
- Đánh máy, in, sao chụp các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung của trường.
* Công tác tổng hợp:
- Tập hợp thông tin và mọi mặt hoạt động của các bộ phận trong trường; xây dựng, theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng, học kỳ và năm học; kịp thời phát hiện các khâu ách tắc trong công tác của các đơn vị, đề xuất với lãnh đạo trường các biện pháp khắc phục.
- Thực hiện tổ chức các cuộc họp, hội nghị cán bộ công chức cấp trường hằng tháng, hằng năm, từ khánh tiết đến chuẩn bị nội dung, chương trình, mời và tiếp đón đại biểu.
- Thông báo, tổ chức thăm hỏi, soạn thảo và gửi thư điện, thiếp chức mừng, tặng phẩm hoặc tin chia buồn… cho các tổ chức và cá nhân có quan hệ với trường.
- Soạn thảo văn bản có tính chất tổng hợp như sơ kết, tổng kết hằng năm, báo cáo hội nghị liên tịch, báo cáo đột xuất.
- Tổ chức liên hệ in thiếp chúc tết, lịch, có kế hoạch phân phối gửi đến các địa chỉ trong và ngoài trường.
- Theo dõi công tác pháp chế và thanh tra, tiếp nhận đơn thư khiếu kiện và phân loại đơn để chuyển đến nơi cần giải quyết. Kết hợp với phòng Tổ chức cán bộ - Đối ngoại, ban thanh tra, các phòng chức năng khác tìm hiểu và đề xuất cách giải quyết, tiếp nhận yêu cầu của cá nhân, tập thể trong và ngoài trường, bố trí thời gian để cá nhân và tập thể có nhu cầu gặp lãnh đạo nhà trường.
* Công tác lễ tân:
- Chuẩn bị các phòng họp, hội trường, nước uống, hoa… đảm bảo theo yêu cầu của Nhà trường. Đón tiếp khách theo yêu cầu của Ban giám hiệu.
- Đề xuất, dự trù mua sắm, quản lý và sử dụng tốt các dụng cụ tiếp khách của trường.
* Công tác quản trị:
- Quản lý, bảo dưỡng toàn bộ cơ sở hạ tầng bao gồm: đất đai, sân, vườn, cây cảnh, cây xanh, hàng rào, hệ thống giao thông trong trường, hệ thống cống rãnh, hệ thống cung cấp điện, hệ thống điện thoại trong trường đảm bảo thông tin thông suốt.
- Quản lý, bảo dưỡng và lập kế hoạch, tổ chức sửa chữa nhỏ toàn bộ hệ thống nhà cửa bao gồm: nhà làm việc, xưởng thực tập, phòng thí nghiệm, lớp học, phòng học và các công trình công cộng khác.
- Giải quyết và làm làm thủ tục các công việc liên quan đến nhà đất thuộc phạm vi Nhà trường quản lý.
- Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan, lập kế hoạch xây dựng nghiệm thu các công trình xây dựng mới, công trình sửa chữa, cải tạo lớn, nhận bàn giao và có kế hoạch đưa các công trình đó vào sử dụng có hiệu quả.
- Phối hợp với phòng Tài vụ quản lý, theo dõi hồ sơ nhập và xuất tài sản, thiết bị văn phòng. Theo dõi định mức khoán điện, điện thoại của các đơn vị trong trường.
- Xây dựng quy chế kiểm tra, quy định sử dụng, bảo quản tài sản, thiết bị văn phòng của cán bộ công chức và sinh viên. Thường xuyên đánh giá chất lượng, giá trị sử dụng các tài sản đó để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa tận dụng hết khả năng công suất, chống hư hỏng, mất mát, lãng phí.
- Khai thác mua sắm các tài sản do các đơn vị đề nghị được Ban giám hiệu duyệt theo đúng trình tự của pháp luật.
- Thực hiện đúng thời hạn các đề nghị của các bộ phận gửi đến đã được Ban giám hiệu phê duyệt.
* Công tác y tế:
- Chăm lo sức khoẻ chữa bệnh thông thường và chữa bệnh ban đầu cho cán bộ công chức và sinh viên, công tác vệ sinh phòng dịch trong trường trên cơ sở chỉ đạo trực tiếp về chuyên môn của ngành y tế.
- Lập và quản lý hồ sơ sức khoẻ. Làm các thủ tục về việc cấp thẻ bảo hiểm y tế cho cán bộ và sinh viên của trường.
- Tổ chức khám bệnh định kỳ cho cán bộ và sinh viên. Phát hiện bệnh và có biện pháp điều trị kịp thời. Giới thiệu bệnh nhân đi các tuyến điều trị khi bệnh nặng vượt quá khả năng chuyên môn và điều kiện kỹ thuật.
- Quản lý cơ sở vật chất, thuốc và mọi tài sản khác theo quy chế quản lý của ngành y tế và quy định của trường.
- Tổ chức kiểm tra và giám sát công tác vệ sinh môi trường trong khu làm việc, giảng đường, ký túc xá. Tổ chức tuyên truyền và triển khai các biện pháp phòng và chống dịch bệnh.
* Công tác bảo vệ, vệ sinh:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện công tác an ninh trật tự, bảo vệ an toàn, chống chộm cắp, gây rối trật tự trong khu vực làm việc và học tập.
- Xây dựng, tổ chức và kiểm tra việc thự hiện nội quy, quy chế về công tác bảo vệ.
- Đảm nhận việc giao nhận chìa khoá và quản lý các phòng học của trường.
- Tổ chức thường trực cổng ra vào trường, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày, giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công chức, sinh viên và khách đến trường làm việc.
- Tổ chức bảo vệ các phương tiện đi lại cho cán bộ công chức, sinh viên và khách đến học tập, công tác tại trường.
- Chủ trì giải quyết các vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ tính mạng và tài sản của tập thể và cá nhân trong phạm vi trường quản lý.
- Xây dựng phương an phòng cháy, chữa cháy: phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức lực lượng, chuẩn bị đầy đủ và quản lý tốt dụng cụ phòng cháy, chữa cháy.
- Đảm nhận công tác vệ sinh môi trường các khu vực nhà làm việc, lớp học, đường xá, sân trường, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, cây xanh, đảm bảo cảnh quan sạch đẹp trong trường.
* Bộ phận lái xe:
- Chịu trách nhiệm quản lý, bảo dưỡng, điều hành các phương tiện giao thông theo kế hoạch phục vụ cho học tập, đưa đón chuyên gia và các việc khác của trường theo kế hoạch đã được thông qua và theo sự chỉ đạo của Ban giám hiệu.
